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Anwendungsbereiche

Wofür Teams, Vereine und Gremien sodalio nutzen.

Sechs Situationen aus dem Alltag, in denen Zettel, Rundmails und Excel-Listen heute am meisten Zeit kosten, und wie sie mit sodalio aussehen.

Informieren & bestätigen

„Hat das jeder gelesen?“

So läuft es oftEine Rundmail an alle, drei Rückfragen, und zwei sagen später, sie hätten nichts bekommen. Wer was weiß, steht nirgends.
Mit sodalioMitteilungen gehen an genau die Gruppe, die es betrifft. Wer gelesen hat, bestätigt mit einem Klick, und Sie sehen auf einen Blick, wer noch fehlt.

So geht’s

  1. Mitteilung schreiben und die Zielgruppe wählen
  2. Lesebestätigung anfordern, auf Wunsch mit Frist
  3. In der Übersicht sehen, wer gelesen hat, und die übrigen mit einem Klick erinnern

Zum Beispiel

  • // businessNeue Arbeitsanweisung, jährliche Sicherheitsunterweisung
  • // clubGeänderte Trainingszeiten, Hinweis an alle Übungsleitungen
  • // coworkUnterlagen an das Gremium vor der Sitzung
  • Mitteilungen
  • Lesebestätigung
  • Unterweisungen
  • Erinnerungen

Dokumente & Wissen

„Wo ist eigentlich das Protokoll?“

So läuft es oftProtokolle liegen im Postfach der Schriftführung, Vorlagen auf einem USB-Stick, das Handbuch ist ein Ordner im Regal. Wer neu dazukommt, fragt sich durch.
Mit sodalioEine Ablage für alle, mit Ordnern, Rechten und einer Suche, die auch in PDFs liest. Dokumente mit Prüfdatum melden sich, wenn sie überarbeitet werden müssen.

So geht’s

  1. Ordnerstruktur einmal anlegen und Rechte je Ordner vergeben
  2. Dokumente hochladen oder direkt online gemeinsam schreiben
  3. Suchen statt suchen lassen, auch nach Wörtern im Text

Zum Beispiel

  • // businessQM-Handbuch, Verfahrensanweisungen, Vorlagen
  • // clubSatzung, Protokolle, Hallenverträge
  • // coworkVereinbarungen, Sitzungsprotokolle, Stellungnahmen
  • Ablage
  • Volltextsuche
  • Online-Dokumente
  • Handbuch

Termine, Räume & Fahrzeuge

„Der Raum ist doch belegt!“

So läuft es oftDer Belegungsplan hängt an der Tür, der Vereinsbus wird auf Zuruf vergeben, und am Donnerstag stehen zwei Mannschaften in derselben Halle.
Mit sodalioEin Kalender für alle. Räume, Hallen und Fahrzeuge werden direkt mitgebucht, Überschneidungen zeigt sodalio, bevor sie passieren.

So geht’s

  1. Räume und Fahrzeuge einmal als Ressource anlegen
  2. Termin eintragen und die Ressource gleich mit auswählen
  3. Betroffene bekommen Änderungen automatisch mit

Zum Beispiel

  • // businessBesprechungsraum, Firmenwagen, Schulungstermine
  • // clubSporthalle, Vereinsbus, Training und Spiele
  • // coworkSitzungsraum, Sprechstunden, Klausurtage
  • Kalender
  • Ressourcen
  • Termine für Gruppen

Menschen & Kontakte

„Welche Liste stimmt denn jetzt?“

So läuft es oftJede Abteilung pflegt ihre eigene Liste. Eine neue Adresse kommt in einer davon an, und welche die aktuelle ist, weiß keiner genau.
Mit sodalioEine Liste für alle, mit eigenen Feldern, Gruppen und Dateien am Datensatz. Abteilungen sehen ihren Teil, sensible Angaben nur, wer sie braucht.

So geht’s

  1. Bestehende Listen einmal importieren
  2. Eigene Felder anlegen, etwa Lizenz, Kostenstelle oder Notfallkontakt
  3. Gruppen, Abteilungen und Sparten zuordnen

Zum Beispiel

  • // businessMitarbeitende, Kunden, Lieferanten
  • // clubMitglieder, Eltern, Übungsleitungen
  • // coworkMitglieder des Gremiums, Ansprechpersonen
  • Mitglieder
  • Kontakte
  • Eigene Felder
  • Gruppen & Sparten

Abstimmen & einladen

„Wer kommt eigentlich am Samstag?“

So läuft es oftEine Rundmail mit Terminvorschlägen, 23 Antworten, neun davon an alle. Am Ende zählt jemand die Zusagen von Hand.
Mit sodalioUmfragen und Terminfindung mit einem Klick pro Person. Veranstaltungen mit Zu- und Absage, die Liste zählt mit.

So geht’s

  1. Umfrage oder Veranstaltung anlegen
  2. Zielgruppe einladen und eine Frist setzen
  3. Ergebnis live sehen und Unentschlossene erinnern

Zum Beispiel

  • // businessTermin für das Teamevent, Abfrage für Schulungen
  • // clubArbeitseinsatz, Mitgliederversammlung, Sommerfest
  • // coworkSitzungstermin, Meinungsbild vor einer Entscheidung
  • Umfragen
  • Terminfindung
  • Veranstaltungen

Vertraulich zusammenarbeiten

„Darf ich dir die Liste mailen?“

So läuft es oftListen und Protokolle gehen als Anhang herum und werden weitergeleitet. Wer welche Daten hat, lässt sich nicht mehr sagen, und Ehemalige haben oft noch Zugriff.
Mit sodalioRollen und Rechte statt Mailanhang. Jede Gruppe sieht, was sie sehen darf, Zugriffe werden protokolliert, und wer ausscheidet, verliert den Zugang.

So geht’s

  1. Rollen festlegen, etwa Leitung, Übungsleitung oder Mitglied
  2. Bereiche und Ordner für diese Rollen freigeben
  3. Für sensible Bereiche die Anmeldung mit Zwei-Faktor verlangen

Zum Beispiel

  • // businessPersonalunterlagen nur für die Leitung
  • // clubNotfallkontakte nur für die Jugendleitung
  • // coworkVertraulicher Bereich nur für das Gremium
  • Rollen & Rechte
  • Protokoll der Zugriffe
  • Zwei-Faktor-Anmeldung

Demotermin

Wir zeigen Ihnen Ihren aufgeräumten Schreibtisch.

30 Minuten online, mit Beispieldaten aus Ihrem Alltag. Sie sagen uns, was Sie organisieren, wir melden uns mit Terminvorschlägen.